Mindre ekstern bistand, bedre saksbehandling i Holmestrand kommune
Mange saker, mange hensyn
Holmestrand kommune har om lag 1 800 årsverk, og HR-avdelingen får derfor mange og varierte saker. Ghiami bruker mest tid på arbeidsrettslige spørsmål og tariffavtaler, og på saker der han må samarbeide tett med både tillitsvalgte og ledere. I slike saker må det juridiske være på plass, samtidig som prosessen skal fungere for alle som er involvert.
Før kommunen tok i bruk Lawai, gikk det med mer tid til denne typen saker. Det var også oftere behov for hjelp utenfra.
– Vi brukte lengre tid på denne typen saker, og var mer avhengige av juridisk bistand fra eksterne, sier Ghiami.
Fra innkalling til omstilling, med kildene på plass
I dag har kommunen fem lisenser, og alle er i aktiv bruk. HR bruker Lawai jevnlig. Mye av bruken er sparring, men verktøyet brukes aller mest til å skrive utkast til innkallinger og andre tekster som hører med i arbeidet. Utkastene gir et godt utgangspunkt, som teamet deretter jobber videre med.
Når Ghiami skal trekke frem ett eksempel, velger han en større sak:
– Det mest nyttige eksempelet er da vi brukte Lawai til å designe en omstillingsprosess for en enhet, med utgangspunkt i pålitelige lovkilder.
En omstilling berører både regelverk, avtaler og mennesker. Da er det viktig å vite hva svarene bygger på. Svarene fra Lawai har henvisninger til kildene, og HR-teamet sjekker dem selv. I starten gjorde de det ofte. I dag gjør de det fortsatt, men som stikkprøver.
Grundig vurdert før oppstart
Holmestrand kommune valgte ikke verktøyet lettvint. Lawai ble valgt etter en grundig anskaffelsesprosess, der det også ble gjennomført en personvernkonsekvensvurdering (DPIA). Personvernombudet, IT/digitalisering og informasjonssikkerhet var med i vurderingen. Ett krav var absolutt:
– Det var en forutsetning for oss at alle underleverandører og all datalagring er innenfor EU/EØS, og dette var en viktig del av vurderingen, sier Ghiami.
Raskere, bedre og med mindre ekstern bistand
Ghiami synes det er vanskelig å tallfeste nøyaktig hvor mye tid de sparer, men han er tydelig på at besparelsen er der. Kommunen bruker også mindre ekstern juridisk bistand enn før. Han mener likevel at effekten ikke bare handler om tid:
– Vi ser en effekt på kvaliteten også, ikke bare i tidsbesparelse, men gjennom raskere og bedre saksbehandling.
Kommunen ønsker nå å bruke Lawai til mer. Den neste muligheten de vil se på, er funksjoner de så langt har brukt lite. Det gjelder blant annet dokumentopplasting og skills, som lar dem lage egne, gjenbrukbare arbeidsoppgaver i Lawai.
Opplev hvordan Lawai kan gjøre virksomheten din mer effektiv – helt uforpliktende.
